Kiểm kê là đối chiếu sách ghi trên sổ với sách thực có (trên giá và đang cho mượn), để biết vốn tài liệu thật của thư viện, phát hiện sách mất, sách hỏng cần thanh lý và sửa sai sót ghi sổ. Thông tư 16/2022 yêu cầu thư viện có kế hoạch kiểm kê, thanh lọc tài nguyên được hiệu trưởng phê duyệt hằng năm.
1. Chuẩn bị
- Kế hoạch kiểm kê: nội dung, hình thức, thời gian; nhiều trường làm vào cuối năm học khi sách đã thu về.
- Thu hồi sách: nhắc bạn đọc trả trước hạn; lập danh sách sách còn đang mượn theo phiếu — số này được tính là "có".
- Tạm dừng cho mượn trong những ngày kiểm kê; sắp xếp lại kho theo ký hiệu xếp giá cho dễ đếm.
2. Ban kiểm kê
Thành phần thường gồm: hiệu trưởng – trưởng ban; cán bộ thư viện – phó ban; một cán bộ nhà trường làm thư ký; thêm một hai ủy viên. Kiểm kê lần lượt từng kho hoặc từng bộ phận của kho.
3. Ba phương pháp kiểm kê
3.1. Theo sổ đăng ký
Hai người làm cặp: một người lấy từng cuốn trên giá, đọc số ĐKCB, tác giả, tên sách; người kia dò sổ đăng ký cá biệt và đánh dấu vào cột kiểm kê của năm. Có thể ghi năm kiểm kê vào mặt sau trang tên sách. Cuốn nào không khớp sổ để riêng một bên xử lý sau.
3.2. Theo mục lục xếp giá
Kho xếp theo ký hiệu phân loại có mục lục xếp giá (mỗi cuốn một phích theo đúng thứ tự trên giá). Nhiều người cùng kiểm, mỗi người một phần mục lục; phích của sách mất được đánh dấu và để riêng theo số ĐKCB.
3.3. Theo phiếu kiểm tra
Mỗi cuốn trên giá viết một phiếu (tác giả, tên sách, tập, số ĐKCB); gom phiếu, xếp theo số ĐKCB rồi đối chiếu với sổ — số nào không có phiếu là sách thiếu.
4. Kết quả cần ghi nhận
| Tình huống | Ghi nhận |
|---|---|
| Có trên giá, có trên sổ | Bình thường |
| Có trên sổ, đang cho mượn | Có (theo phiếu mượn) |
| Có trên sổ, không thấy | Thiếu — tìm thêm, xác minh |
| Có trên giá, không có trên sổ | Thừa — bổ sung đăng ký |
| Rách nát, hư hỏng nặng | Đề nghị thanh lý |
5. Biên bản kiểm kê
Lập hai bản: một bản báo cáo nhà trường, một bản lưu tại thư viện. Biên bản nêu thời gian, thành phần, số bản theo sổ, số thực có, số thiếu, số thừa, số đề nghị thanh lý, kèm danh sách số ĐKCB từng nhóm và chữ ký ban kiểm kê.
6. Đánh giá và xử lý sau kiểm kê
- Đánh giá sự phát triển của kho sách; nhận xét trách nhiệm của cán bộ thư viện (ưu điểm, tồn tại).
- Kế hoạch bổ sung tài liệu, thu hồi sách còn nợ, tu sửa trang thiết bị.
- Sách thiếu: tìm tiếp một thời gian, xác định trách nhiệm nếu có, rồi làm thủ tục xuất sổ; sách hỏng đưa vào đợt thanh lý.
- Cập nhật sổ đăng ký tổng quát cho khớp kết quả.
7. Kiểm kê bằng điện thoại trên phần mềm Thư viện nhà trường
Đây là phương pháp 3.1 làm bằng máy: mỗi cuốn có nhãn mã QR chứa số ĐKCB; thủ thư (hoặc nhiều người cùng lúc) mở trang quét trên điện thoại, đưa camera qua gáy sách — phần mềm đánh dấu "có" vào đúng năm kiểm kê, tự loại sách đang cho mượn, lập sẵn danh sách thiếu / thừa / trùng theo số ĐKCB. Trường nhiều điểm trường kiểm kê từng điểm riêng. Kho vài nghìn cuốn thường xong trong một buổi.
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006; Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT.