Trong thư viện trường học, mỗi cuốn sách khi nhập kho được cấp một số đăng ký cá biệt (ĐKCB) và ghi một dòng vào sổ đăng ký cá biệt. Hai cuốn cùng tên, cùng lần xuất bản vẫn có hai số ĐKCB khác nhau — nên sổ này là "giấy khai sinh" của từng cuốn: nhờ nó mà thư viện biết mình có bao nhiêu bản, bản nào đang cho mượn, bản nào đã mất hoặc đã thanh lý.
1. Sổ dùng cho loại sách nào?
Thư viện trường dùng sổ ĐKCB cho sách nghiệp vụ, sách tham khảo, sách thiếu nhi… Mỗi loại sách một sổ riêng. Sách giáo khoa cho học sinh thuê, mượn cũng vào sổ riêng. Sổ được đóng thành quyển, đánh số trang; trang cuối có xác nhận của lãnh đạo nhà trường về số trang và dãy số ĐKCB đã ghi. Theo mẫu thông dụng, mỗi trang 25 dòng, mỗi quyển ghi được khoảng 2.000 cuốn.
2. Mười cột của sổ
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| 1. Ngày vào sổ | Ngày đăng ký vào sổ (không phải ngày mua sách). |
| 2. Số thứ tự (số ĐKCB) | Số liên tục, kèm ký hiệu viết tắt của kho, ví dụ TK.01 (sách tham khảo), NV.09 (sách nghiệp vụ). |
| 3. Tên tác giả và tên sách | Họ tên tác giả viết in, rồi tên sách; số tập nếu có (xem mục 4). |
| 4. Kiểm kê | Mỗi cột con là một năm kiểm kê, đánh dấu bản có mặt. |
| 5. Xuất bản | Nhà xuất bản – nơi xuất bản – năm xuất bản. |
| 6. Giá tiền | Tách hai cột: phát không / mua. |
| 7. Môn loại | Ký hiệu phân loại. |
| 8. Số vào sổ tổng quát | Số đăng ký tổng quát của đợt nhập cuốn này. |
| 9. Ngày và số biên bản xuất | Khi sách bị xuất khỏi kho (thanh lý, mất). |
| 10. Ghi chú | Các ghi chú khác, kể cả xác nhận sửa chữa. |
3. Đánh số ĐKCB
- Thư viện mới thành lập bắt đầu từ số 01. Số tăng liên tục, không bỏ cách quãng; sang trang mới ghi tiếp số của trang trước.
- Sách nhiều tập, nhiều bản: mỗi cuốn một số. Với bản trùng, dòng sau có thể ghi dấu „ hoặc chữ "nt" (như trên); sách nhiều tập ghi thêm số tập.
- Số ĐKCB ghi lên trang tên sách và trang 17 (dọc theo gáy). Sách không đến trang 17 thì dùng trang tương ứng trước trang cuối.
- Trùng số giữa hai kho khác nhau là bình thường (TK.15 và NV.15); trùng số trong cùng một kho mới là lỗi.
4. Ghi tác giả
Sách có 1–2 tác giả ghi cả hai; có 3 tác giả ghi tác giả đầu; có từ 4 tác giả trở lên thì ghi tên sách. Tác giả nước ngoài ghi họ trước, tên và chữ đệm có thể viết tắt. Tên sách viết tắt được nhưng không được làm mất ý.
5. Không tẩy xóa
Sổ không được sửa chữa, tẩy xóa. Trường hợp buộc phải sửa, ghi rõ ở cột ghi chú và có lãnh đạo thư viện ký xác nhận. Những sai sót phát hiện sau (nhảy số, trùng trang…) ghi vào trang cuối sổ.
6. Những lỗi hay gặp
- Vào sổ theo "đầu sách" (một dòng cho 10 bản) thay vì mỗi bản một dòng.
- Ghi ngày mua sách vào cột "ngày vào sổ".
- Bỏ trống số giữa chừng, viết đè, tẩy xóa — khi kiểm kê không giải thích được.
- Không ghi số vào sổ tổng quát (cột 8) → không lần ngược được chứng từ nhập.
- Thanh lý mà không ghi ngày và số biên bản ở cột 9.
7. Trên phần mềm Thư viện nhà trường
Khi nhập sách theo phiếu nhập kho, phần mềm tự cấp số ĐKCB liên tục theo từng kho, gắn số đăng ký tổng quát của phiếu nhập, và in được sổ đăng ký cá biệt theo mẫu khi cần lưu hồ sơ giấy. Nhãn sách in kèm mã QR chứa số ĐKCB; kiểm kê đánh dấu theo năm; sách thanh lý giữ nguyên dòng cùng ngày và số biên bản xuất.
Xem tiếp: Sổ đăng ký tổng quát · Quy trình xử lý sách mới
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006.