Nếu sổ đăng ký cá biệt theo dõi từng cuốn, thì sổ đăng ký tổng quát (ĐKTQ) theo dõi từng đợt: đơn vị đăng ký là một đợt, một lô sách nhập vào hay xuất ra khỏi kho. Nhờ sổ này, thư viện biết quá trình hình thành, giá trị, thành phần kho sách và những biến đổi qua từng thời kỳ. Mọi thư viện trường học đều phải có sổ này.
1. Phần I — Sách, báo, tạp chí nhập kho
- Mỗi chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập) ghi một dòng. Tài liệu không có chứng từ (được tặng, được cấp…) phải lập biên bản nhập thay cho hóa đơn.
- Số ĐKTQ đánh lại từ 01 mỗi năm học, kèm năm học. Ví dụ đợt nhập đầu tiên của năm học 2026-2027 có số
01/2026-2027. - Số ĐKTQ được ghi lên góc hóa đơn và vào cột "số vào sổ tổng quát" của sổ cá biệt cho mọi cuốn thuộc đợt ấy — đây là chỗ nối hai sổ.
- Tổng số sách, tổng số tiền của đợt chia theo nguồn: phát không hay mua.
- Sách nhập được chia theo nội dung (ví dụ sách giáo khoa, nghiệp vụ, tham khảo, thiếu nhi…) và theo ngôn ngữ nếu có sách tiếng nước ngoài; tổng các cột phân loại phải bằng tổng số sách của đợt. Tranh ảnh, bản đồ, băng đĩa ghi ở các cột riêng.
2. Phần II — Sách, báo, tạp chí xuất kho
Mỗi biên bản xuất (thanh lý, mất…) ghi một dòng. Số biên bản xuất đánh liên tục từ năm này sang năm khác (không đánh lại mỗi năm như phần nhập). Từng cuốn bị xuất vẫn phải ghi ngày và số biên bản ở sổ cá biệt.
3. Phần III — Tình hình kho sách từng học kỳ, từng năm học
Sau mỗi học kỳ hoặc năm học, cộng số liệu theo cột dọc của Phần I và Phần II rồi chuyển sang Phần III:
| Số bản | Giá trị | |
|---|---|---|
| Hiện còn đến đầu kỳ | A | … |
| Nhập trong kỳ (Phần I) | B | … |
| Xuất trong kỳ (Phần II) | C | … |
| Hiện còn đến cuối kỳ | A + B − C | … |
Kết quả cho biết toàn bộ số lượng và thành phần sách đang có trong thư viện.
4. Đối chiếu ba nguồn số liệu
- Sổ tổng quát — "hiện còn" ở Phần III.
- Sổ cá biệt — đếm các dòng chưa có biên bản xuất.
- Kiểm kê — sách trên giá + sách đang cho mượn.
Ba con số lệch nhau là dấu hiệu ghi sổ sót: nhập mà chưa vào sổ cá biệt, thanh lý mà chưa ghi Phần II… Đối chiếu ngay khi lệch nhỏ.
5. Trên phần mềm Thư viện nhà trường
Mỗi phiếu nhập kho tự thành một dòng Phần I (có số ĐKTQ theo năm học, nguồn, tổng tiền, chia theo kho/loại); thanh lý tự thành Phần II; Phần III tự tính theo năm học — ba nguồn số liệu luôn khớp. Sang năm học mới, "hiện còn cuối kỳ" tự thành "đầu kỳ" của năm sau.
Xem tiếp: Sổ đăng ký cá biệt · Quy trình kiểm kê thư viện
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006.