Một đợt sách mới về thư viện chỉ thật sự "dùng được" khi đã qua xử lý kỹ thuật: có số đăng ký, có ký hiệu, có nhãn, nằm đúng chỗ trên giá và tra cứu được. Làm theo đúng thứ tự dưới đây giúp không cuốn nào bị sót bước.
Bước 1 — Kiểm nhận
Đối chiếu sách thực nhận với hóa đơn hoặc biên bản bàn giao: tên sách, số bản, giá. Kiểm tra sách lỗi in, thiếu trang, rách để đổi ngay với bên giao.
Bước 2 — Đóng dấu thư viện
Đóng dấu ở trang tên sách và một trang quy ước trong ruột sách (nhiều thư viện chọn trang 17). Dấu giúp nhận ra sách của thư viện khi bị thất lạc.
Bước 3 — Vào sổ đăng ký
Ghi đợt nhập vào sổ đăng ký tổng quát, rồi cấp số ĐKCB cho từng bản và ghi vào sổ đăng ký cá biệt. Ghi số ĐKCB lên sách.
Bước 4 — Phân loại
Xác định nội dung chính của sách để gán ký hiệu phân loại theo khung thư viện đang dùng — xem phân loại sách theo DDC.
Bước 5 — Biên mục (mô tả thư mục)
Ghi các yếu tố mô tả: nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, khổ sách, ISBN, tóm tắt, từ khóa. Đây là dữ liệu để bạn đọc tra cứu. Với sách có ISBN, nhiều thông tin có thể lấy sẵn từ cơ sở dữ liệu thư mục quốc gia thay vì gõ lại.
Bước 6 — Dán nhãn, bọc sách
Nhãn gáy ghi ký hiệu xếp giá (ký hiệu phân loại + ký hiệu tác giả hoặc tên sách) để xếp và tìm trên giá. Với kho mở ở tiểu học, có thể thêm nhãn màu theo chủ đề để các em tự tìm. Sách dùng nhiều nên bọc bìa.
Bước 7 — Xếp giá và giới thiệu sách mới
Xếp theo ký hiệu xếp giá, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Một kệ "Sách mới về" gần cửa và một bản tin ngắn trên trang thư viện giúp sách mới được mượn ngay trong những tuần đầu.
Làm trên phần mềm Thư viện nhà trường
- Nhập sách theo phiếu nhập kho: quét mã ISBN để điền sẵn thông tin thư mục; phần mềm gợi ý phân loại DDC.
- Số ĐKCB tự cấp liên tục theo kho; sổ cá biệt và sổ tổng quát tự lập.
- In nhãn gáy kèm mã QR hàng loạt theo phiếu nhập.
- Sách mới tự hiện ở mục "Sách mới về thư viện" trên trang chủ thư viện của trường.