Thanh lý là đưa ra khỏi kho những cuốn sách không còn giá trị sử dụng, để giá sách gọn, đúng nhu cầu và số liệu tài sản phản ánh đúng thực tế. Sách là tài sản của nhà trường nên thanh lý phải có hội đồng, biên bản và ghi sổ đầy đủ.
1. Sách nào nên thanh lý?
- Hư hỏng không phục hồi được: rách nát, mất trang, mối mọt, ẩm mốc.
- Nội dung lạc hậu: sách giáo khoa, sách tham khảo theo chương trình đã thay; số liệu, quy định không còn đúng.
- Không còn phù hợp đối tượng bạn đọc của trường (ví dụ sau khi trường đổi cấp học).
- Trùng bản quá nhiều mà nhiều năm không có lượt mượn.
- Sách bị mất đã xác minh (bạn đọc làm mất và đã bồi thường, hoặc thiếu sau kiểm kê) — xuất sổ theo thủ tục riêng của nhà trường.
Số liệu lượt mượn nhiều năm là căn cứ khách quan nhất cho tiêu chí "không còn được dùng". Đừng thanh lý chỉ vì sách cũ — nhiều cuốn văn học kinh điển vẫn được mượn đều.
2. Thủ tục
- Rà soát, lập danh sách đề nghị (thường làm cùng đợt kiểm kê): số ĐKCB, tên sách, năm xuất bản, giá, lý do.
- Hiệu trưởng ra quyết định thành lập hội đồng thanh lý.
- Hội đồng xem xét từng cuốn, thống nhất danh sách.
- Lập biên bản thanh lý: người lập biên bản (họ tên, chức vụ), số bản và tổng tiền (viết cả bằng chữ), lý do; kèm bảng kê gồm số thứ tự, tên tác giả và tên sách, số bản, giá đơn vị, thành tiền; hiệu trưởng duyệt, ký tên, đóng dấu. Ghi rõ hình thức xử lý (hủy, tái chế giấy, tặng tủ sách nơi khác…).
- Ghi sổ: ghi số biên bản và ngày vào cột ghi chú từng dòng ở sổ đăng ký cá biệt; ghi một dòng ở phần xuất của sổ đăng ký tổng quát.
- Xử lý vật lý theo biên bản; với sách còn đọc được, tặng thư viện cộng đồng hoặc tủ sách lớp học là cách làm nhiều trường chọn.
Các bước, mẫu biên bản và thẩm quyền phê duyệt cụ thể theo quy định quản lý tài sản của nhà trường và hướng dẫn của cơ quan quản lý giáo dục địa phương — thủ thư nên hỏi kế toán nhà trường trước khi làm.
3. Làm trên phần mềm Thư viện nhà trường
Lọc sách theo năm xuất bản, theo số lượt mượn nhiều năm hoặc theo kết quả kiểm kê để lập danh sách đề nghị; chọn các bản cần thanh lý, ghi số biên bản một lần cho cả đợt. Sách thanh lý giữ nguyên dòng trên sổ cá biệt với trạng thái "thanh lý", tự vào phần xuất của sổ tổng quát và không còn hiện khi tra cứu cho mượn.
Xem tiếp: Quy trình kiểm kê thư viện · Bảo quản kho sách
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006.