Mô tả tài liệu (biên mục mô tả) là ghi lại các đặc điểm của cuốn sách — tên sách, tác giả, xuất bản, số trang… — theo một trật tự và hệ thống dấu thống nhất, để làm phích mục lục hoặc biểu ghi tra cứu. Thư viện trường học dùng sơ đồ ISBD rút gọn (ISBD: chuẩn mô tả thư mục quốc tế).
1. Nguồn lấy thông tin
Chủ yếu là trang tên sách; sau đó đến bìa, mặt sau trang tên sách, lời nói đầu – mục lục, phần ghi ấn loát của nhà xuất bản. Thông tin không lấy
từ nguồn chính mà do thủ thư thêm vào thì đặt trong dấu ngoặc vuông [ ].
2. Tiêu đề mô tả — chọn theo số tác giả
| Sách có | Tiêu đề mô tả |
|---|---|
| 1 tác giả | Tên tác giả |
| 2–3 tác giả | Tác giả đầu; các tác giả còn lại nhắc lại ở khoản ghi tác giả, theo thứ tự trên trang tên sách |
| 4 tác giả trở lên, hoặc không có tác giả | Tên sách (mô tả theo tên ấn phẩm) |
| Tác giả tập thể (cơ quan, tổ chức) | Tên cơ quan chịu trách nhiệm nội dung |
Tác giả Việt Nam ghi theo họ – đệm – tên như trên sách; tác giả phương Tây đảo họ lên trước; tác giả Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc… giữ nguyên trật tự. Không ghi học vị, chức danh vào tiêu đề (có thể ghi ở phụ chú).
3. Các vùng và dấu phân cách
Trật tự các vùng (vùng nối tiếp nhau bằng dấu . -):
Tên sách chính = Tên song song : Phụ đề / Tác giả ; Người dịch. - Lần xuất bản. - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm. - Số trang : Minh hoạ ; Khổ + Tài liệu kèm theo. - (Tùng thư)
Phụ chú.
| Dấu | Dùng để |
|---|---|
. - | Ngăn cách các vùng |
= | Trước tên sách song song (tên bằng thứ tiếng khác) |
: | Trước phụ đề; giữa nơi xuất bản và nhà xuất bản; giữa số trang và minh hoạ |
/ | Trước khoản ghi tác giả |
; | Giữa tác giả chính và người cộng tác (dịch, minh hoạ); trước khổ sách |
, | Giữa nhà xuất bản và năm xuất bản |
+ | Trước tài liệu kèm theo |
( ) | Vùng tùng thư |
[ ] · … | Thông tin do thủ thư thêm · lược bớt |
4. Một số quy ước hay dùng
- Nơi xuất bản viết tắt: Hà Nội →
H.; TP. Hồ Chí Minh →TP. Hồ Chí Minh. Không có nơi xuất bản:[K.đ]. - Nhà xuất bản chỉ ghi tên riêng (ví dụ
Giáo dục Việt Nam); không rõ nhà xuất bản:[Knxb]. - Năm ghi chữ số Ả Rập; không có năm:
[Kn]hoặc năm ước đoán trong ngoặc vuông. - Số trang lấy số in ở trang cuối (ví dụ
180tr.); khổ ghi chiều cao, đơn vị cm, lấy chẵn (ví dụ24cm). - Lần xuất bản ghi số Ả Rập kèm thay đổi như "có sửa chữa, bổ sung".
- Sách nhiều tập: mô tả hai cấp — phần chung của bộ và phần riêng từng tập.
5. Ví dụ
NGUYỄN VĂN A
Tên sách : phụ đề / Nguyễn Văn A, Trần Thị B ; Minh hoạ: Lê Văn C. - Tái bản lần thứ 2. - H. : Tên nhà xuất bản, 2025. - 120tr. : minh hoạ ; 21cm
(Mẫu để thấy vị trí các dấu; khi mô tả thật, mọi chi tiết ghi đúng theo cuốn sách trong tay.)
6. Trên phần mềm Thư viện nhà trường
Biểu ghi trên phần mềm tách sẵn từng trường (tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm, số trang, khổ, ISBN, tóm tắt…) nên không phải gõ dấu phân cách bằng tay; phích mục lục và thư mục in ra được ghép theo đúng trật tự ISBD. Với sách có mã ISBN, dữ liệu mô tả lấy sẵn từ kho biên mục — xem biên mục nhanh bằng ISBN.
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006.