Tổ chức kho là sắp xếp vốn tài liệu theo một trật tự khoa học để bảo quản tốt và phục vụ bạn đọc nhanh, thuận tiện. Kho tài liệu là cơ sở vật chất quan trọng nhất của thư viện.
1. Các loại kho thường gặp
| Chia theo | Các kho |
|---|---|
| Loại tài liệu | Kho sách giáo khoa (cho học sinh) · kho sách nghiệp vụ (cho giáo viên) · kho sách tham khảo · có thể thêm kho sách thiếu nhi, tủ sách chuyên đề (đạo đức, pháp luật, kỹ năng sống, biển đảo…). |
| Vị trí | Kho chính gồm mọi loại tài liệu; kho phụ ở điểm trường xa, phòng đọc giáo viên, phòng đọc học sinh — gồm sách hay được mượn, rút từ kho chính và luân chuyển định kỳ. |
| Cách phục vụ | Kho đóng (thủ thư lấy sách) · kho mở (bạn đọc tự chọn trên giá) · kho dự trữ · kho lưu động. |
Thông tư 16/2022 yêu cầu thư viện đạt chuẩn tổ chức tài nguyên theo kho, có kho mở. Với trường nhiều điểm trường, sách ở kho phụ nên được trả về kho chính khi hết nhu cầu, để luân chuyển loại sách khác đến điểm.
2. Nguyên tắc xếp giá
Xếp từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Giá đặt vuông góc với cửa sổ, tránh nắng chiếu thẳng vào sách. Chừa chỗ trống cho sách mới.
3. Hai phương pháp xếp kho
| Theo phân loại + chữ cái | Theo số đăng ký cá biệt (+ khổ sách) | |
|---|---|---|
| Cách làm | Xếp theo ký hiệu phân loại, cùng môn loại theo ký hiệu tác giả / tên sách | Xếp theo thứ tự số ĐKCB — thứ tự sách nhập kho |
| Ưu điểm | Sách cùng nội dung đứng cạnh nhau; bạn đọc tự tìm theo chủ đề ở kho mở; dễ làm thư mục, trưng bày theo chủ đề | Đơn giản, tiết kiệm giá và diện tích, không phải dồn sách; kiểm kê và lấy sách nhanh |
| Nhược điểm | Phải chừa chỗ cho sách mới, tốn diện tích; kiểm kê kém thuận tiện hơn | Sách cùng môn nằm rải rác; khó phục vụ tìm theo chủ đề |
| Hợp với | Kho mở, kho tự chọn, phòng đọc | Kho đóng, thư viện nhỏ, ít người phụ trách |
Báo, tạp chí xếp theo tên báo theo vần chữ cái, có giá hoặc tủ riêng. Nhiều trường kết hợp: kho đóng xếp theo số ĐKCB, góc đọc mở xếp theo phân loại.
4. Kho mở ở tiểu học
Học sinh nhỏ chưa đọc được ký hiệu phân loại — dùng nhãn màu theo chủ đề (truyện cổ tích, khoa học, lịch sử…), giá thấp vừa tầm tay, bảng màu ở đầu mỗi giá. Xem thêm bảng phân loại thư viện trường phổ thông.
5. Trên phần mềm Thư viện nhà trường
Mỗi kho (sách giáo khoa, tham khảo, nghiệp vụ…) là một kho riêng với dãy số ĐKCB riêng; trường nhiều điểm gắn kho cho từng điểm trường và luân chuyển sách giữa các điểm bằng phiếu luân chuyển. Tra cứu cho biết cuốn sách nằm ở kho nào, điểm nào, đang cho mượn hay trên giá.
Tham khảo: Giáo trình Bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trong các trường phổ thông, Sở GD&ĐT Hà Nội – NXB Hà Nội, 2006; Thông tư 16/2022/TT-BGDĐT.