"Chuyển đổi số thư viện" nghe lớn, nhưng với thư viện trường học có thể đi từng bước nhỏ, mỗi bước đều có ích ngay. Lộ trình dưới đây là thứ tự mà nhiều trường đã đi — bước sau dựa trên dữ liệu của bước trước.
Bước 1 — Số hóa dữ liệu sách (biên mục điện tử)
Đưa toàn bộ sổ đăng ký cá biệt lên phần mềm: mỗi cuốn một bản ghi có số ĐKCB, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm, phân loại. Không cần gõ tay từ đầu: nhập theo tệp Excel từ sổ cũ, sách có ISBN thì quét mã để lấy sẵn thông tin thư mục.
Kết quả ngay: tra cứu được "thư viện có cuốn này không, ở kho nào" trong vài giây.
Bước 2 — Gắn mã QR cho sách và thẻ bạn đọc
In nhãn QR theo số ĐKCB cho từng cuốn, in thẻ bạn đọc có QR cho học sinh, giáo viên. Đây là "chìa khóa" cho mọi việc tự động hóa sau đó.
Bước 3 — Mượn trả và kiểm kê trên máy
Mượn – trả bằng quét mã, nhắc quá hạn theo lớp, kiểm kê bằng điện thoại. Sổ mượn giấy không còn cần thiết.
Bước 4 — Mở thư viện số
Bổ sung tài nguyên số: sách giáo khoa điện tử, sách tham khảo, đề ôn tập, bài giảng, học liệu do giáo viên trường soạn. Học sinh đăng nhập bằng tài khoản thẻ thư viện để đọc trên điện thoại, máy tính — ở trường và ở nhà.
Bước 5 — Dùng số liệu để quản lý
- Sách nào được mượn nhiều → bổ sung thêm bản (xem ví dụ bảng xếp hạng toàn hệ thống).
- Lớp nào ít mượn → phối hợp giáo viên chủ nhiệm, tổ chức tiết đọc.
- Sách nào nhiều năm không ai mượn → cân nhắc thanh lý hoặc giới thiệu lại.
- Báo cáo năm học, minh chứng đánh giá thư viện theo tiêu chuẩn lấy thẳng từ số liệu.
Những vướng mắc thường gặp
| Vướng mắc | Cách gỡ |
|---|---|
| Sổ cũ nhiều năm, ghi không đều | Kiểm kê một lượt rồi nhập theo kết quả kiểm kê, không nhập theo sổ. |
| Một thủ thư kiêm nhiệm | Nhập dần theo kho, mỗi tuần một giá; nhờ học sinh lớp lớn dán nhãn. |
| Trường nhiều điểm trường | Mỗi điểm một tài khoản, số liệu tổng hợp về trường chính. |
| Học sinh chưa quen đọc sách số | Hướng dẫn trong tiết đọc thư viện, giao nhiệm vụ đọc có câu hỏi. |
Phần mềm Thư viện nhà trường làm được cả 5 bước trên cùng một hệ thống, chạy trên trình duyệt, không cần cài đặt. Xem tiêu chuẩn thư viện theo Thông tư 16/2022.